Software ERP มีดีอย่างไรทำไมโคตรแพง
คนธรรมดาๆ อาจไม่ค่อยคุ้นหูคุ้นตากับชื่อ Software ERP สักเท่าไหร่ แต่ถ้าเป็นภาคธุรกิจยุคใหม่น่าจะมีความคุ้นเคยกับซอฟท์แวร์หรือโปรแกรมประเภทนี้ไม่มากก็น้อย เพราะเป็นโปรแกรมที่ใช้เพื่อวางแผนการจัดการ และเป็นที่รับทราบโดยทั่วกันว่าราคาโคตรจะแพง โดยซอฟท์แวร์ประเภทนี้จะมีการรวมข้อมูลทุกอย่างบันทึกไว้ใน Database หลัก ทำให้ฝ่ายบริหารหรือฝ่ายอื่นๆ ที่ต้องการใช้ข้อมูลสามารถดึงข้อมูลที่ต้องการออกมาได้ทันที และทำให้องค์กรสามารถทำงานร่วมกันได้อย่างมีประสิทธิภาพ
ระบบ ERP ประกอบไปด้วย
1. ระบบการจัดการการเงิน
สำหรับเชื่อมต่อฐานข้อมูลเข้ากับระบบอื่นๆ และรับข้อมูลการสั่งซื้อ จัดซื้อจัดจ้าง ไม่ว่าจะเป็นจากฝ่ายไหน และทำการคำนวณรวบยอด ไปจนถึงพัฒนาเป็นกราฟ และการแสดงผลอื่นๆ ให้เข้าใจง่าย
2. ระบบทรัพยากรบุคคล
ช่วยในการเลือกพนักงานเข้า ประเมินผลพนักงาน กำหนดแผน Training พนักงานแต่ละส่วน นอกจากเพื่อเพิ่มศักยภาพพนักงานให้สูงยิ่งขึ้น ยังสามารถใช้กำหนดงบประมาณโดยรวมของทรัพยากรบุคคล เพื่อง่ายต่อการจัดการงบประมาณในอนาคตอีกด้วย
3. ระบบจัดซื้อจัดจ้าง
ทำให้สามารถทำใบแจ้งหนี้ ใบเสนอราคา ไปจนถึงติดตามลูกค้าและบันทึกข้อมูลวัตถุดิบ และสินค้าได้ง่ายขึ้น และมีการส่งข้อมูลไปให้ระบบการเงินโดยอัตโนมัติ ลดความซ้ำซ้อนในการทำงาน
4. ระบบการจัดการข้อมูล
ที่คอยรวบรวมข้อมูลด้านต่างๆ มาสรุปและนำเสนอในรูปแบบเข้าใจง่าย ให้ทุกฝ่ายสามารถดูรายละเอียดได้ ไปจนถึงวิเคราะห์ข้อมูลยิบย่อยในบริษัท ไม่ว่าจะเป็นพวกข้อมูลระบบการจัดการวัตถุดิบ ข้อมูลสต็อก ข้อมูลค่าเสื่อม และอื่นๆ อีกมากมาย โดยระบบ ERP นั้นสามารถสร้างรีพอร์ตผลลัพธ์ออกมาให้ดูภาพรวมแบ่งเป็นกราฟได้โดยง่ายอีกด้วย
5. ระบบสำหรับผู้บริหาร
นอกจากจะควบคุมข้อมูลของแต่ละฝ่ายได้แล้ว ทางฝั่งผู้บริหารยังสามารถดึงข้อมูลจากส่วนอื่นๆ เพื่อมาตรวจสอบความถูกต้อง รวมถึงจัดงบประมาณและจัดสรรค่าใช้จ่ายได้ง่าย อีกทั้งยังสามารถใช้ข้อมูลดังกล่าวเพื่อวางกลยุทธ์ในปีต่อไปได้อีกด้วย
ตัวอย่างที่กล่าวมาเป็นเพียงส่วนน้อยของระบบ ERP แน่นอนว่ายังส่วนประกอบของระบบ ERP อีกมากที่ไม่ได้กล่าวถึง เช่น ระบบบริหารคลังสินค้า ฯลฯ เนื่องจาก ERP โดยส่วนมากจะสามารถ Customize ได้ตามความต้องการของบริษัท เพื่อความยืดหยุ่นและตอบสนองต่อสิ่งที่ตัวผู้ประกอบการต้องการมากที่สุด
ประโยชน์ในภาพรวมของ ERP
1. ผู้ประกอบการเห็นภาพรวมของธุรกิจชัดเจนขึ้น
เนื่องจากระบบจะทำการเชื่อมต่อการเงินและการจัดการ “ทั้งหมด” ในธุรกิจ และทำการวิเคราะห์ นำเสนอในรูปแบบที่เข้าใจง่าย ไม่ซับซ้อน ทำให้ง่ายต่อการตัดสินใจนโยบายบริหาร ลดความผิดพลาดในการตัดสินใจบางจุด เพิ่มโอกาสความสำเร็จให้มากขึ้น
2. ทำงานได้จากทุกที่แม้จะอยู่ห่างไกล
ทุกวันนี้ทุกอย่างล้วนเชื่อมต่อด้วยอินเทอร์เน็ต และ ERP เองก็ไม่ใช่ข้อยกเว้น เราสามารถตรวจสอบข้อมูลต่างๆ ในบริษัท รวมถึงพูดคุยกับลูกค้า บริหารจัดการได้แบบเรียลไทม์แม้ว่าจะอยู่คนละซีกโลกก็ตาม
3. พนักงานทุกคนมีความเท่าเทียมทางข้อมูล
เพราะ ERP เน้นความบริสุทธิ์และโปร่งใส พนักงานในแต่ละฝ่ายสามารถเข้าถึงข้อมูลและตรวจสอบข้อมูลได้ นอกจากเสริมความเท่าเทียมแล้วยังลดโอกาสการทุจริตในองค์กรอีกด้วย (เราสามารถกำหนดสิทธิ์การเข้าถึงข้อมูลของแต่ละตำแหน่งได้)
4. มีความปลอดภัยสูง
ข้อมูลทุกอย่างจะถูกเก็บรวมไว้ใน Database และจะมีการบันทึกข้อมูลการเปลี่ยนแปลง สามารถตรวจสอบ เรียกซ้ำข้อมูลในส่วนที่จำเป็นได้ ปลอดภัยกว่าการเก็บเพียงแค่เอกสารหรือไฟล์ธรรมดา
5. ลดการทำงานซ้ำซ้อน หรือการทำงานที่ไม่จำเป็น
ERP จะทำการขึ้นข้อมูลมาทันทีที่มีการจัดการหรือเปลี่ยนแปลงตัวเลข ไม่ว่าจะเป็นบัญชีการเงิน ซื้อขาย หรือบัญชีการจัดการสำหรับลูกค้า ดังนั้นฝ่ายบัญชีไม่จำเป็นต้องให้ฝ่ายอื่นกรอกข้อมูลซ้ำให้เสียเวลา สามารถตรวจสอบและออกบิลได้เลย
เมื่อลดความซ้ำซ้อนในงานเอกสาร พนักงานส่วนใหญ่ก็สามารถทำงานได้อย่างเต็มที่มากขึ้น ไม่ต้องทำงานบัญชีหรืองานตัวเลขอื่นๆ เสริมประสิทธิภาพงานให้ดีขึ้น ส่งผลให้การทำงานมีคุณภาพมากขึ้นไปอีก
6. เข้าใจและใช้งานข้อมูลได้ง่าย
เพราะ ERP เป็นโปรแกรมที่เน้นให้ทุกคนสามารถใช้งานได้ เข้าถึงได้ ดังนั้นจึงมีการออกแบบที่เอื้อกับผู้ใช้ให้มากที่สุดเท่าที่เป็นได้ เมื่อทุกคนเข้าใจงานและเข้าถึงข้อมูลพร้อมกัน การทำงานเพื่อส่งเสริมให้บริษัทเติบโตก็ไม่ใช่เรื่องยากอีกต่อไป
บริษัทที่ดีต้องมีการเก็บข้อมูลด้านการบริหารงานในส่วนต่างๆ อย่างสม่ำเสมอ เพื่อให้พร้อมต่อการเปลี่ยนแปลงตลอดเวลา ซึ่งซอฟท์แวร์ ERP เป็นเครื่องมือที่สามารถช่วยให้การเก็บข้อมูลและวิเคราะห์ของมูลของเราได้อย่างมีประสิทธิภาพ ช่วยให้องค์กรของเรามีการจัดการที่ดีขึ้น และย่อมมีการเจริญเติบโตอย่างมั่นคง
——————————————
