อยากให้บริษัท Work Fron Home ต้องทำอะไรบ้าง
ช่วงต้นปี 2563 ที่ โควิด-19 ระบาดอย่างรุนแรง ประเทศไทยเรามีหลายๆ องค์กรสนับสนุนให้พนักงานทำงานจากที่บ้าน หรือที่เรียกกันติดปากว่า work from home ซึ่งทำไปทำมา หลายๆ ที่เริ่มไม่อยากให้กลับมาทำงานในออฟฟิศแล้ว อยากจะให้พนักงานทำงานจากที่บ้านยาวๆ ไปเลย เพราะลดค่าใช้จ่ายด้านค่าเช่าสำนักงานไปได้เยอะ แทนที่จะต้องมีสถานที่ให้เพียงพอต่อการทำงานของพนักงานทุกคน แถมยังต้องเตรียมห้องประชุมไว้เฉพาะอีก เวลาไม่ได้ประชุมก็ไม่ได้ใช้งาน
พอเกิด work from home กลายเป็นใช้ออฟฟิศเพื่อติดตั้งอุปกรณ์และระบบเครือข่าย กับใช้ไว้แค่ให้พนักงานที่จำเป็นต้องเข้าออฟฟิศจริงๆ เข้ามาบ้างเล็กๆ น้อยๆ นอกจากนั้นทำงานจากที่บ้านทั้งหมด บางองค์กรที่ก่อนหน้านี้ยังไม่ได้ work from home แต่ดูไปดูมาเริ่มจะเข้าท่าน่าสนใจ เกิดอยากจะทำขึ้นมาบ้าง ต้องเตรียมการอะไรบ้างมาดูกันครับ
1. ระบบโทรศัพท์ปรับจากระบบ Analog เป็นระบบ IP PBX (IP Phone) เราสามารถรับโทรศัพท์ที่โทรเข้า Office ได้ทุกที่ที่มี Internet เข้าถึง โดยที่ปลายทางไม่ทราบว่าผู้รับสายไม่ได้อยู่ Office ซึ่งปัจจุบันก็มีบริการ IP PBX บน Cloud หรือเรียกว่า Cloud PBX สามารถวางระบบได้เร็วต้นทุนการลงทุนต่ำ และจ่ายตามการใช้งานจริงเป็นต้น ตัวอย่าง IP PBX เช่น Sangoma, Panasonic ส่วน Cloud PBX มี True , Cat Telecom และ 3BB Cloud เป็นต้น
2. แพลตฟอร์มในการทำเอกสารออนไลน์ (Online Document Software) ซึ่งมีให้เลือกใช้หลายแพลตฟอร์ม ทั้ง Google Suite (Doc, Sheet , Slide ) หรือ Office365 ( Excel , Word , Power point ) ล้วนมีความสามารถให้ทุกคนสามารถทำงานอยู่บนเอกสารเดียวกันในเวลาเดียวกัน แม้จะอยู่ต่างสถานที่กัน ช่วยเพิ่มความเร็วในการทำงานร่วมกันได้เป็นอย่างดี
3. กำหนดแพลตฟอร์มแชทออนไลน์ที่จะใช้ในองค์กรร่วมกัน อาจต้องศึกษาถึงคุณสมบัติที่แตกต่างกันไปสามารถเลือกตามความเหมาะสมและความคุ้นชินในการทำงานของพนักงานเป็นหลัก เช่น Hangouts ที่สามารถสร้างห้องเป็นทีมพร้อมเห็น Status ว่าทุกคนอยู่หน้าจอที่พร้อมจะ Chat หรือคุยงานกัน และข้อมูลต่างๆ จะไม่ถูกลบ นอกจากนี้ยังมี Line, WhatApp และ Facebook Messenger เป็นต้น
4. แพลตฟอร์มในการประชุมทางไกล (Video Conference) ปัจจุบันมีให้เลือกใช้บริการหลากหลาย เช่น Microsoft Teams, Hangouts, Webex และ Zoom ในส่วนนี้หากองค์กรไหนใช้แพลตฟอร์มใดในการแชทออนไลน์อยู่แล้วก็แนะนำให้ใช้แพลตฟอร์มเดียวกันในการประชุมทางไกล เช่นหากใช้ Hangouts chat สำหรับแชทอยู่แล้วก็ให้ใช้ในการประชุมทางไกลควบคู่กันไป
5. แพลตฟอร์มสำหรับใช้ในการแชร์ไฟล์งานในปัจจุบันมีหลากหลายค่าย อาทิเช่น One Drive, Google Drive , Dropbox , icloud , Origami E-doc , zDoc เป็นต้น
6. ระบบบริหารโครงการ (Project management system) ปัจจุบันมีอยู่หลายระบบ เช่น Asana, Trello , Basecamp และ Origami CRM เป็นตัวช่วยในการมอบหมายงาน วางแผนงาน และติดตามงานในแต่ละโครงการ ให้เป็นไปตามไทม์ไลน์ที่กำหนดไว้
7. จัดเตรียมระบบบริหารทรัพยากรบุคคลผ่านคลาวด์ (HR Cloud system ) แทนการสแกนลายนิ้วมือหรือการตอกบัตรในที่ทำงาน สามารถให้พนักงานทำการลาแบบ Self service ได้เลย พร้อมระบบงาน HRM และ HRD ซึ่งปัจจุบัน ตัวระบบมีต้นทุนในการลงทุนที่ไม่มากนัก เช่น SuccessFactors , Happywork , onedee , Origami เป็นต้น
8. ระบบ CCTV Cloud กล้องวงจรปิดในองค์กร ที่เก็บ Storage บน Cloud ได้ เพื่อใช้สำหรับตรวจสอบภายในออฟฟิศ กรณีต้องให้พนักงานทำงานที่บ้านทั้งหมด จะไม่มีคนเข้าทำงานที่บริษัทจำเป็นต้องตรวจสอบและจัดเตรียม CCTV ให้พร้อม
9. ระบบอนุมัติการทำงานต่าง ๆ (Workflow Approval Process) เช่น การอนุมัติขั้นตอนการทำงานต่างๆโดยไม่ต้องเซ็นต์เอกสาร ปัจจุบันมีระบบที่นิยมใช้งานในองค์กร อาทิ เช่น One web, K2 และ Origami ซึ่งแต่ละแบบสามารถที่จะเชื่อมเข้ากับระบบ ERP ขององค์กรได้ง่ายขึ้น สามารถช่วยให้ลดขั้นตอนในการส่งเอกสารในการอนุมัติ และทำงานได้อย่างรวดเร็ว
10. ปรับองค์กรเข้าสู่ระบบคลาวด์ ERP และ e-Tax Invoice ปัจจุบันหลายองค์กรยังไม่ได้ปรับระบบ ERP ขึ้นสู่ Cloud ซึ่งอาจจะมีความยากลำบากในการที่ดูแล Server ERP ในสถานการณ์การทำงานแบบ Work from home หากองค์กรยังไม่ได้คิดที่จะปรับเปลี่ยนระบบ ERP สามารถนำ Software ERP ตัวเดิมไปฝากไว้ที่ Data Center แต่หากมีโครงการปรับเปลี่ยนระบบ ERP ก็อาจวางแผนเปลี่ยนเป็น Real Cloud ERP เพราะมีการวาง Data Structure , Process , และ UX/UI ที่ใช้กับ Cloud โดยเฉพาะ พร้อมทั้งการออกเอกสาร Tax Invoice ก็สามารถที่จะออกเป็น e-Tax Invoice ในปัจจุบัน ERP ที่เป็น Real Cloud ERP ประกอบด้วย SAP Business และ Oracle ERP Cloud เป็นต้น
อาจจะดูเหมือนยุ่งยากหลายขั้นตอน แต่ในความเป็นจริงขั้นตอนเหล่านี้มีให้ผู้บริการอยู่มากมายและราคาไม่ได้สูงมากนักหากเทียบกับค่าใช้จ่ายของการต้องมีสำนักงานแบบเต็มรูปแบบแล้ว ระบบเหล่านี้อาจจะมีค่าใช้จ่ายน้อยกว่าด้วยซ้ำไป และยังแถมมาพร้อมกับฟังก์ชันต่างๆ ที่ช่วยเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานให้องค์กรเราได้เป็นอย่างดี
——————————————
