ฟังก์ชัน SUM นัมเบอร์วันของโปรแกรม Excel
ใครที่ใช้ Excel แล้วดันบอกว่าไม่รู้จักฟังก์ชัน Sum รับรองมีโดนมองหน้ากันบ้างล่ะครับ ว่าใช้มายังไงทำไมไม่เคยใช้ ในเมื่อฟังก์ชัน SUM คือฟังก์ชันอันดับ 1 ยอดฮิตตลอดกาลของ Excel ถึงขนาดที่ผมเคยได้ยินบางท่านเรียกเหมารวมการใส่สูตรทั้งหมดว่าการ SUM เลยก็มี (ซึ่งอันที่จริงเขาเรียกผิด แต่เป็นการแสดงให้เห็นว่าฟังก์ชันนี้ดังขนาดไหน ใครๆ ก็รู้จัก)
แม้ว่าการใช้ฟังก์ชัน SUM จะเรียบๆ ง่ายๆ ไม่ซับซ้อนเพราะเป็นแค่การหาผลรวม แต่หากเรารู้จักการนำฟังก์ชันเพื่อหาผลรวมอื่นๆ มาประยุกต์ใช้ จะทำให้การทำงานของเรามีประสิทธิภาพเพิ่มขึ้นอีกมากครับ บทความนี้จะพาทุกท่านไปรู้จักฟังก์ชันต่างๆ เหล่านี้กันครับ
-
ใช้ฟังก์ชั่น SUM
สามารถเขียนเป็นสูตรได้ดังนี้
=SUM( A3:A13 )
ข้อดี
- ใช้งานง่าย
- ใช้กับข้อมูลที่มีลักษณะเป็นช่วง หรือมีหลายจำนวนได้ ลบข้อจำกัดของวิธีการบวกมือแบบโท่งๆ
- ใครแกะสูตรก็เข้าใจ
ข้อเสีย
- ไม่สามารถใช้กับการบวกแบบมีเงื่อนไขได้
- ใช้ฟังก์ชั่น SUMIF
โครงสร้างของสูตรคือ
=SUMIF(A2:A100,”XXX″,B2:B100)
ข้อดี
- สามารถใช้สรุปข้อมูลแบบมีเงื่อนไขได้
ข้อเสีย
- ใช้สรุปข้อมูลได้เพียงเงื่อนไขเดียว
- ในกรณีลิงค์ข้อมูลข้ามไฟล์ และต้องเปิดทั้งสองไฟล์พร้อมกัน (ไฟล์ที่เก็บข้อมูล และไฟล์ที่คำนวณค่าสรุป) หากปิดไฟล์ที่เก็บข้อมูล ข้อมูลในไฟล์สรุปจะแสดงความผิดพลาด (#VALUE!)
. 3.ใช้ฟังก์ชั่น SUMIFS
สังเกตดีๆ คือมีตัว “S” ต่อท้ายด้วย ฟังก์ชันนี้มีครั้งแรกในเวอร์ชั่น 2007 ถูกออกแบบมาเพื่อกลบข้อจำกัดของ SUMIF ที่สามารถสรุปข้อมูลได้เพียงเงื่อนไขเดียว โดยเจ้าฟังก์ชั่น SUMIFS นี้ ต่อให้มีหลายเงื่อนไขก็ยังสบายๆ โครงสร้างของสูตรคือ (ขออธิบายโดยการแทนค่าแบบ 3 เงื่อนไขนะครับ)
=SUMIFS(E2:E100,
A2:A100,”XXX″,
B2:B100,”Bangkok”,
C2:C100,”Tesco”)
ในทางปฏิบัติควรเขียนสูตรเป็น
=SUMIFS(E$2:E$100,
$A$2:$A$100,$J5,
$B$2:$B$100,$K5,
$C$2:$C$100,$L5)
ข้อดี
- สามารถสรุปข้อมูลได้หลายเงื่อนไข ลบข้อจำกัดของ SUMIF
- ในทางปฏิบัติสามารถนำไปใช้แทน SUMIF ได้อย่างสมบูรณ์ หรืออาจเลิกใช้ SUMIF ไปเลยก็ได้ (แต่ควรรู้โครงสร้างของ SUMIF เอาไว้ เผื่อต้องแกะสูตรของคนอื่น)
- คำนวณเร็วกว่าสูตร SUM Array
ข้อเสีย
- ในกรณีลิงค์ข้อมูลข้ามไฟล์ และต้องเปิดทั้งสองไฟล์พร้อมกัน (ไฟล์ที่เก็บข้อมูล และไฟล์ที่คำนวณค่าสรุป) หากปิดไฟล์ที่เก็บข้อมูล ข้อมูลในไฟล์สรุปจะแสดงความผิดพลาด (#VALUE!)
- เงื่อนไขทั้งหมดต้องเชื่อมกันด้วยความสัมพันธ์แบบ “และ” (AND) เท่านั้น ไม่สามารถใช้กับเงื่อนไขแบบ “หรือ” (OR) ได้ เช่น
การใช้ฟังก์ชันแบบใดที่จะเหมาะกับงาน ต้องได้ทดลองใช้งานฟังก์ชันให้เข้าใจ แล้วเวลาใช้งานจริงจะทำให้เราประยุกต์ใช้ได้อย่างมีประสิทธิภาพ ซึ่งช่วยให้เราทำงานบน Excel ได้รวดเร็วมากยิ่งขึ้นครับ
——————————————
